Los sistemas o software ERP son fundamentales en un mercado globalizado y acelerado, toda empresa que quiera mantenerse al día debe contar con una organización que le permita la adecuada multifuncionalidad.

La gestión de todo proceso de negocio debe ser eficiente y competitiva y debe responder con prontitud a cada demanda del mercado, pero sobre todo hay una necesidad absoluta de eliminar cualquier ineficiencia, deroche o error que pueda pesar sobre los costes que la propia empresa enfrenta en su día a día.

Por esta razón, ahora es esencial que la información y los datos internos sean inmediatamente accesibles y compartibles y esto solo es posible mediante la adopción de un sistema ERP, Enterprise Resource Planning, que es un conjunto de software de gestión, capaz de acelerar y simplificar todos los procesos de negocio.

¿Qué es un ERP?

Según la definición de Wikipedia, un ERP es “un sistema de gestión que integra todos los procesos de negocio relevantes de una empresa (ventas, compras, gestión de almacenes, contabilidad, etc.)”.

Específicamente, el acrónimo se refiere a un conjunto de software que utilizan las empresas para gestionar diversas actividades internas, desde contabilidad, gestión de proyectos, gestión de riesgos, planificación y cuantificación de los resultados financieros de la organización, pero que también son capaces de automatizar una gran parte de las actividades realizadas por los departamentos de TI y recursos humanos.

Su uso, así como el propio término ERP, comenzó a extenderse a principios de los años 90, englobando todos aquellos software en posesión de requerimientos específicos como la informatización de la empresa, la estandarización de soluciones y funciones, la gestión de más departamentos, mercados, empresas, etc. y la gestión de problemas de alto nivel. En concreto, se creó la primera versión de un ERP para conectar directamente dos áreas específicas de una empresa: la de gestión contable y la de gestión logística (compras y almacenes).

Con el tiempo, estos sistemas han ido evolucionando, desarrollando toda una serie de nuevos modelos aptos también para otras realidades empresariales, llegando a cubrir todo el mercado, tanto que hoy en día existe un ERP para cualquier tipo de empresa, grande, pequeña o multinacional.

Ventajas de los sistemas ERP

Hoy en día, estos sistemas son útiles para que las empresas tengan una visión de 360 ​​grados de todos los diversos elementos de los que depende su negocio y una de sus principales tareas es gestionar todos los procesos, asegurando el correcto intercambio de datos internos. En la práctica, el sistema ERP recolecta datos de todos los sectores de la empresa y elimina los redundantes, asegurando su integridad y creando una única fuente confiable, siempre actualizada y disponible para consulta de los autorizados.

De lo escrito, es fácil comprender que hoy en día los sistemas ERP son esenciales para el correcto funcionamiento de una empresa, ya sea pequeña o grande y en cualquier sector en el que opere. Para muchos de ellos, su importancia es incluso comparable a la del sistema eléctrico que alimenta cada máquina y cada herramienta de la empresa.

Software ERP: cómo funcionan

El papel fundamental que cumple todo sistema ERP es integrar los procesos más importantes del negocio de la empresa, tales como almacén, administración, compras y ventas.

Disponer de un ERP supone optimizar todos estos procesos, gracias al uso del software incluido en el sistema, que permitirá a la empresa reducir tanto las perdidas como los errores.

La base esencial desde la que comenzar a maximizar los beneficios de un sistema ERP es que la información de la empresa sea útil y utilizable para todos los departamentos, porque el principio fundamental del funcionamiento de los sistemas ERP es su capacidad para recopilar y centralizar todos los datos provenientes de varios departamentos y de las diferentes actividades de la empresa.

De esta forma, no solo eliminan el problema de duplicidad y desalineación de datos, sino que ofrecen a la empresa un banco completo y único, capaz de actualizarse en tiempo real cuando un usuario realiza cualquier tipo de operación dentro del sistema.

Técnicamente, un sistema ERP se desarrolla en tres funciones: suites, módulos y funciones: la primera es la estructura del propio ERP, luego el conjunto de todos los módulos de información elegidos y configurados según las necesidades de la empresa. Los módulos no son más que los diferentes software que gestionan cada aspecto específico de la empresa, por tanto los que coordinan producción, contabilidad, almacén, ventas, compras, etc.

Finalmente, las funciones representan las operaciones individuales que cada usuario puede realizar dentro de los distintos módulos, por lo que incluyen las distintas actividades a realizar por los distintos departamentos.

Cómo elegir un software ERP

Una vez que se ha asegurado de que cuenta con la estructura adecuada para instalar un sistema ERP, puede pasar a su elección que, como ya se mencionó, debe partir de las necesidades de la empresa individual, pero que, en general, debe basarse en su usabilidad general, en configuración intuitiva y mapeo de flujo de trabajo.

Económicamente no es una inversión alta, ya que un sistema ERP no requiere el uso de hardware adicional.

Diferencias entre sistema ERP y software de gestión

Frente al clásico software de gestión , un sistema ERP ofrece múltiples posibilidades a las empresas que lo utilizan, como por ejemplo:

• Permite personalizar las funciones del sistema para satisfacer las necesidades de su empresa, los procesos comerciales y el flujo de trabajo se controlan y organizan en tiempo real.

• Mejora la eficiencia del proceso comercial.

• Los sistemas ERP permiten procesar y transmitir datos, transformándolos en información útil para las decisiones comerciales corporativas.

• Integra todas las funciones dentro de un sistema de gestión.

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