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Sistemas ERP heredados ¿mantener o reemplazar?

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El concepto detrás de un sistema de planificación de recursos empresariales (ERP) no es nuevo: los ERP han existido de alguna forma durante los últimos 60 años. Por supuesto, durante este tiempo, el software y los sistemas detrás de los ERP se han vuelto mucho más potentes y funcionales, lo que permite a los clientes tomar mejores decisiones, ahorrar tiempo y, en última instancia, aumentar sus capacidades de gestión.

Sin embargo, esta rápida evolución tecnológica puede ser tanto una bendición como una maldición. Por un lado, el personal y la gerencia pueden sentirse cómodos con un sistema, comprender cómo funciona y desarrollarlo para garantizar que puedan utilizarlo para maximizar sus necesidades. Por otro lado, los sistemas más nuevos pueden satisfacer mejor estas necesidades, incluso siendo más costosos. Finalmente, las empresas deben tomar una decisión difícil: ¿cómo deben administrar estos sistemas heredados más antiguos? ¿Deberían mantenerlos o reemplazarlos?

Mantener: pros y contras


Puede obtener numerosos beneficios potenciales si opta por mantener su sistema actual.

Estos beneficios incluyen:

  • Minimizar la cantidad de formación y reentrenamiento de su personal.

  • Garantizar que su empresa seguirá siendo capaz de utilizar el mismo flujo de trabajo y procesos que ya ha desarrollado y probablemente optimizado, mejorando así su eficiencia general.

  • Evitar el gasto significativo de reconstruir o comprar un ERP nuevo.


Por supuesto, esta decisión también es arriesgada:

  • Perder el acceso a una variedad de mejoras tecnológicas que pueden mejorar la capacidad de su organización.

  • Tener un sistema desactualizado que no interactúe sin problemas con los ordenadores fuera de su red.

  • Corre el riesgo de que los empleados, el personal u otros talentos piensen que su empresa no invierte en sí misma. Si esto se replica en toda su organización, podría ver que su falta de inversión en un ERP impacta negativamente en los esfuerzos de contratación y retención de empleados.

  • Si no tiene las eficiencias tecnológicas adecuadas, puede perder la oportunidad de ahorrar dinero.

  • Dependiendo de la antigüedad de su sistema, la información puede estar innecesariamente restringida. Esto significa que puede tener dificultades para compartir información entre departamentos.

  • Muchos ERP se crean específicamente teniendo en cuenta un cumplimiento normativo específico. Si su sistema se ha creado de esa manera, no podrá garantizar que su sistema funcione fácilmente en torno a los nuevos requisitos de las normativas y no le permitirá a usted y a su equipo obtener acceso a la información que necesita.

Reemplazar: pros y contras


La opción más cara es un reemplazo completo de ERP. La decisión de reemplazar un ERP no debe tomarse a la ligera, ya que existen numerosos desafíos asociados con esta elección. Sin embargo, en muchos casos, puede adaptarse mejor a sus necesidades.

En el lado positivo, reemplazar un sistema le permite:

  • Obtener un sistema completamente mejorado y actualizado para cumplir con los desafíos, las leyes y las reglamentaciones modernas. Con un nuevo sistema, puede comprar software actualizado en términos de finanzas, contabilidad y más. La compra de un nuevo sistema garantiza virtualmente que puede adquirir el que mejor se adapte a sus necesidades.

  • Comprar un sistema nuevo significa comprar un sistema actualizado. Los ERP han mejorado mucho con el tiempo, y están disponibles una variedad de nuevas funciones de ERP, al igual que los programas de ERP que son exclusivos de de un tipo de industria. Como tal, comprar un nuevo ERP le da acceso a características que no habrían sido posibles si hubiera sido reconstruido su sistema ERP existente.

  • Los flujos de trabajo también han cambiado mucho con el tiempo. Un nuevo sistema ERP puede ayudarle a crear informes, monitorizar flujos de trabajo y mejorar la eficiencia de los empleados de una manera que no tenía con su sistema ERP anterior.

Por supuesto, también hay aspectos negativos aquí.

Los posibles aspectos negativos y desafíos incluyen:

  • Los nuevos sistemas ERP pueden ser costosos. Hay formas de reducir este coste, como negociaciones, encontrar los proveedores adecuados y comprar solo los servicios que necesita. Un análisis adecuado de los sistemas que utilizará puede hacer que se reduzca el coste. Además, debe considerar un sistema ERP no como un coste sino como una inversión.

  • Un nuevo ERP puede requerir una amplia capacitación del personal. Esta formación permitirá a su personal convertirse en expertos en cómo funciona un programa y garantizará que aprovechen al máximo el programa. Este proceso puede llevar tiempo, pero nuevamente, debe verse como una inversión.

No hay duda al respecto: la decisión de mantener o reemplazar su ERP puede ser un desafío. Lo que es correcto para una organización puede no serlo para otra. Sin embargo, si tiene un ERP más antiguo con problemas de servicio y cumplimiento, es muy probable que se beneficie de reemplazarlo por completo. En ese caso, considere Epsilon ERP.

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