Si sabe qué es un ERP, también debe comprender algunos de sus beneficios potenciales más significativos. En pocas palabras, el trabajo de un ERP es hacerte la vida más fácil. Un ERP puede integrar procesos, proporcionar análisis clave y garantizar que su negocio opere de manera eficiente. Esta información puede mejorar sus operaciones y redistribuir su capital humano limitado a necesidades esenciales y más eficientes. De hecho, la automatización y la digitalización son dos de los beneficios más significativos de cualquier ERP.

Sin embargo, ¿cuáles son estas funciones? ¿Cómo pueden ayudar a que su negocio prospere? ¿Y qué necesita dentro del alcance de estos dos factores críticos?

¿Qué son la automatización y la digitalización dentro de un contexto ERP?

La automatización es el núcleo de todas las funciones de los ERP. De hecho, desde una perspectiva histórica, la necesidad de una mayor automatización fue una de las principales razones por las que los ERP se popularizaron por primera vez.

Puedes automatizar un ERP para diversas tareas dependiendo de su programación. Estas tareas pueden incluir mensajes o notificaciones automatizados para cuando lleguen los suministros o cuando se necesiten nuevos pedidos, el intercambio de información inmediata y automatizada y la actualización de indicadores clave de rendimiento. Los avances recientes en el mundo de la Inteligencia Artificial han alterado fundamentalmente la forma en que operan los ERP. 

La inteligencia artificial ahora puede proporcionar información crítica que los humanos pueden haber pasado por alto. Esta información puede incluir interrupciones en la cadena de suministro, señales de un paciente del hospital que experimenta dificultades o señales de advertencia de rendimiento de un estudiante.

En términos generales, la digitalización se refiere al proceso de depender cada vez más de los datos en formato electrónico. La digitalización permite que los datos sean analizados y monitorizados por algoritmos complejos, lo que conduce a conocimientos críticos. En muchos casos, la información que manejan los ERP ya estaba disponible electrónicamente. Sin embargo, los ERP son quizás los más efectivos para garantizar que todos puedan utilizar los datos. 

Con un aumento en la digitalización de datos, cada vez más personas tienen acceso a la información que un ERP puede mostrar. Este acceso permite que cualquier persona autorizada vea y use los datos. Como tal, todas las empresas tienen acceso a la misma fuente de información y pueden utilizarla de la forma que mejor se adapte a sus necesidades.

¿Qué necesita en términos de automatización?

Como hemos visto anteriormente, la automatización tiene un potencial casi ilimitado en el espacio EPR. Puede automatizar muchas funciones, incluidas las cargas de trabajo, la planificación, el seguimiento de gastos y mucho más.

Sin embargo, la automatización solo es válida si satisface sus necesidades específicas y personalizadas. Como tal, existen múltiples funciones que su ERP debe tener en términos de automatización.

Lo primero y más importante: esa automatización debe ser personalizable. Un producto listo para usar puede satisfacer algunas de sus necesidades comerciales, pero no todas. Por ejemplo, un producto puede sincronizar datos entre varios dispositivos de forma automática, pero ¿esos datos están disponibles al instante desde los dispositivos móviles? ¿Qué tipo de intercambio de datos automatizado es capaz de soportar un servidor ERP? La automatización debe ser en tiempo real para que sea buena.

Además, debe poder personalizar los tipos de notificaciones que recibe. Por ejemplo, ¿necesita una persona para recibir un mensaje de texto o correo electrónico si su cuenta tiene más de 30 días de retraso? ¿Su departamento de contabilidad necesita la misma automatización? ¿Quién más en un negocio debe ser notificado? ¿Debe su equipo de ventas recibir notificaciones? ¿Qué automatización utilizan sus proveedores de servicios ERP si este es el caso?

¿Tu ERP puede automatizar tareas específicas? Por ejemplo, ¿puede hacer pedidos automáticamente cuando se está quedando sin ciertos suministros? ¿Puede avisarle cuando la productividad de los empleados cae por debajo de cierto nivel? ¿Puede informar también a otros directores de departamento?

Recuerde, el objetivo de un ERP es romper los silos tradicionales y garantizar que todas las personas autorizadas dentro de una empresa entiendan lo que sucede en toda la industria. Como tal, la automatización de tareas es un requisito mínimo para un ERP.

Finalmente, dependiendo de su línea de trabajo, es posible que necesite un ERP para involucrar procesos comerciales específicos directamente. Por ejemplo, analicemos las utilidades . Algunos ERP se pueden escalar hacia arriba o hacia abajo automáticamente, implementando o redistribuyendo fuentes de alimentación y recursos específicos. Esta automatización permite a su empresa brindar servicios con costes reducidos.

La automatización debe personalizarse, ya que las diferentes empresas de servicios públicos pueden tener diversas necesidades. Además, toda la información dentro de un ERP automatizado puede sincronizarse con sus finanzas, libros mayores, cuentas por pagar y cuentas por cobrar. Esta automatización garantiza que sus finanzas se actualicen automáticamente para ajustar sus recursos de energía de implementación.

¿Asegurarse de aprovechar al máximo la digitalización?

Como se señaló anteriormente, la digitalización garantiza que los datos estén disponibles electrónicamente y que las personas y departamentos apropiados accedan a los datos y métricas necesarios. Al realizar la digitalización correctamente, un ERP puede maximizar la eficiencia de una empresa y garantizar que todas las personas tengan las herramientas y la información que necesitan al alcance de la mano.

Si está pensando en cambiarse a un ERP, es esencial darse cuenta de que no tiene que dar el salto en única vez. Si lo hace, puede ser perjudicial para su organización. En su lugar, puede administrar la implementación de ERP en fases trabajando con expertos en ERP y el personal de toda su empresa. Por ejemplo, puede comenzar a utilizar un ERP para el libro mayor y las cuentas por pagar. Este movimiento lento puede permitir que su empresa se sienta cómoda con un ERP y garantizar que pueda realizar los cambios internos necesarios para administrar mejor el cambio a la digitalización.

Una vez que comience a adoptar un ERP, puede comenzar a maximizar los datos. Cada empresa tiene necesidades diferentes y puede obtener un valor adicional al implementar un ERP. Al trabajar con un proveedor de ERP experimentado, puede asegurarse de que se implementarán los datos que genera su ERP de manera adecuada. Por ejemplo, supongamos que tiene una organización de atención médica. Aún así, tiene problemas para que las compañías de seguros le paguen adecuadamente. Los datos generados por un ERP pueden ayudarle a determinar si hay códigos específicos que tardan más en reembolsarse que otros. En consecuencia, es posible encontrar razones particulares por las que su dinero no se transfiere tan rápido como lo necesita. Al conocer esta información, es posible que pueda identificar errores humanos, encontrar procedimientos específicos que son lentos para el reembolso, o determinar qué compañías de seguros tardan más en pagarle que otras.

Cualquiera que sea la razón, un ERP puede detectarlo. Como resultado, puede trabajar con un ERP para ajustar sus prácticas comerciales de manera adecuada y recibir pagos más rápido.

La digitalización, por supuesto, no está exenta de desafíos potenciales. Por ejemplo, cada sector tiene sus propias reglas y regulaciones específicas que su ERP deberá abordar adecuadamente.

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La digitalización y la automatización en los sistemas ERP no son cambios pequeños. En cambio, son tendencias masivas y disruptivas, y tienen el potencial de cambiar drásticamente la forma en que opera su negocio. Sin embargo, para aprovechar al máximo la digitalización y la automatización, debe trabajar con un proveedor de ERP con amplia experiencia en ambos campos.

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