Los sistemas de planificación de recursos empresariales (ERP) se están convirtiendo en inversiones cada vez más populares para muchas empresas. En algunos casos, el ERP está reemplazando el software de contabilidad en el que muchos han confiado durante años.
Si su organización está experimentando un crecimiento o se pregunta si necesita un software de contabilidad o un ERP, podemos ayudarle. Aunque estos términos a veces se usan indistintamente, varias diferencias clave los distinguen. Primero, echemos un vistazo a lo que hacen a nivel individual.
Descripción general software de contabilidad
El software de contabilidad se utiliza principalmente para ayudar a los contables y otros encargados de administración a informar sobre las transacciones financieras de una organización. Este tipo de software proporciona un sistema de informes automatizado que ahorra tiempo a los empleados, reduce los costes de contabilidad y ahorra espacio en la oficina. Al eliminar las carpetas físicas, el software de contabilidad permite a los profesionales realizar auditorías y mantenerse organizados de manera simplificada.
Los tipos de transacciones que se pueden registrar con este tipo de software incluyen cuentas por pagar y por cobrar, y el software a menudo ayuda con la gestión bancaria, las nóminas, el seguimiento de ventas y más. Están diseñados para proporcionar una mejor visibilidad de las ganancias y pérdidas de su negocio al mismo tiempo que proporcionan informes relevantes.
Como sugiere el nombre, el software de contabilidad es una gran herramienta para administrar los aspectos contables de su organización. Proporciona información enfocada para esta división específica de las operaciones de su empresa. Sin embargo, existen limitaciones en el nivel de información que puede obtener sobre su negocio debido a este enfoque particular.
Descripción general ERP
El software de planificación de recursos empresariales, o ERP, se diferencia del software de contabilidad en que es una solución totalmente integrada para las empresas. El ERP proporciona todas las funcionalidades del software de contabilidad y permite a las empresas examinar su inventario, gestión de relaciones con los clientes y recursos humanos, marketing y otros aspectos de su negocio a través de una sola aplicación. A menudo, también puede gestionar funciones específicas de la industria.
El software ERP permite que cada departamento mantenga sus sistemas específicos mientras proporciona estadísticas de actividad y otra información relevante a otros departamentos. Conecta varias facetas de su organización, lo que le permite comprender los efectos de cada departamento entre sí. Este software integrado vincula los factores intangibles de su negocio, como los ciclos de vida de los productos, la satisfacción del cliente y las horas de trabajo, con datos financieros tangibles.
Software de Contabilidad vs ERP para Empresas
En esencia, los sistemas de contabilidad y el ERP tienen como objetivo proporcionar a los empleados un enfoque más racionalizado e intuitivo para el mantenimiento de registros. Al explorar las diferencias fundamentales entre el ERP y el software de contabilidad, puede identificar más fácilmente la respuesta a si su organización necesita un software de contabilidad o un ERP.
Diferencias de funcionalidad
Quizás la diferencia más evidente entre los dos radica en el alcance del trabajo que pueden realizar. El software de contabilidad funciona para proporcionar informes optimizados para los departamentos financieros, generar informes para ahorrar tiempo y llevar a cabo todos los registros de forma virtual para ahorrar espacio. Si bien el ERP también ahorra tiempo y espacio, lo que hace que el ERP sea diferente es el alcance de las funciones comerciales que registra y la forma en que almacena estos datos.
Los sistemas ERP presentan los datos de manera superpuesta visualmente. Los datos se optimizan desde varios departamentos para que los departamentos de finanzas puedan tomar decisiones más informadas y avanzadas para su organización.
Beneficios de usar un ERP vs un software de contabilidad
Debido a las diferencias de alcance, los sistemas ERP ofrecen muchas ventajas sobre los sistemas de contabilidad. Una de las razones más frecuentes para invertir en un ERP es que proporciona datos en tiempo real. Dado que los sistemas ERP registran muchas funciones comerciales, como la gestión de relaciones con los clientes, se actualizan constantemente y brindan una imagen completa de sus operaciones comerciales. Al verificar solo una interfaz, puede ver métricas precisas y en vivo.
Cuando confía en un software de contabilidad específico, debe comparar estos datos con otras métricas manualmente. Con ERP, puede tener lo mejor de ambos mundos.
Mientras que el software de contabilidad puede realizar todas las funciones de contabilidad, el ERP puede realizar funciones de contabilidad y algo más. La gestión contable y financiera es una subfunción determinada de cualquier sistema ERP. ERP rastrea el libro mayor y las nóminas además del inventario, la comunicación con el cliente y más.
En resumen, un ERP puede ayudarle a impulsar su negocio conectando los puntos y brindando una visión global de sus operaciones. Comprender cómo las acciones de cada departamento impactan en los ingresos de su empresa puede aumentar exponencialmente su eficiencia.
Lo que su empresa debe considerar
Si bien utilizar un sistema ERP parece ser la opción lógica en cada situación, hay algunos casos en los que un software básico de contabilidad puede tener más sentido para su empresa. El sistema que elija mantendrá parte de la información más importante de sus operaciones en curso y puede ser una gran inversión. Debido a esto, es importante ver el panorama completo y considerar varios factores.
Estas son algunas de las principales cosas en las que pensar al decidir si invertir en un ERP integrado o en un sistema de contabilidad especializado:
El tamaño de su empresa
A menudo, las pequeñas empresas deciden comenzar con un software de contabilidad básico y eventualmente pasar a ERP si se presenta la demanda. Si tiene una organización más pequeña, a veces el software de contabilidad tiene más sentido. Con una amplia gama de datos del departamento surge la necesidad de administrar y registrar esos datos. Los sistemas ERP requieren más personal para garantizar que el sistema funcione como debería. Por otro lado, lo más probable es que el software de contabilidad sea administrado únicamente por el propietario de una pequeña empresa.
Precios y presupuesto
Dado que ERP administra varias facetas de su negocio y proporciona una mayor flexibilidad, este sistema optimizado a menudo tiene un coste más alto. Puesto que el software de contabilidad suele costar menos, puede ser una inversión más lógica para las pequeñas empresas u organizaciones que necesitan asignar su presupuesto a áreas específicas.
Pero a pesar de que implementar un ERP es más costoso, el beneficio es mayor ya que el retorno de la inversión se muestra a través de una mayor eficiencia y visibilidad.
Epsilon ERP
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