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Comprender los Fundamentos de un Sistema ERP para Fabricación

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El alcance total de un sistema de planificación de recursos empresariales (ERP) para fabricación va más allá de las funciones básicas de contabilidad, compras y control de inventario que la mayoría de las personas conocen. Afecta a todos los integrantes de la empresa, desde el director ejecutivo hasta el equipo en el muelle de embarque, y hoy cumple una función más importante que nunca.

En 2024, el mandato de producir a cualquier precio de la era de la pandemia ha dado paso a un mercado en el que la capacidad de producción es mayor que la demanda y la atención al detalle es primordial. Mientras tanto, la mano de obra y las habilidades siguen siendo escasas y los precios han aumentado. Por necesidad, los fabricantes ahora deben centrarse en la eficiencia operativa para mantener y aumentar su rentabilidad. Esto, a su vez, ha dado prioridad a la automatización empresarial y la planificación detallada basada en datos que permite el software ERP moderno para fabricación .

Descripción General de la Funcionalidad del ERP para Fabricación

En esencia, el ERP consiste en automatizar las operaciones comerciales mediante la recopilación, la organización y el procesamiento de datos para convertirlos en planes e información procesables. Sin embargo, los sistemas ERP para fabricación son únicos en las áreas de planificación de recursos, gestión de la cadena de suministro, ejecución de la fabricación y control de calidad, ya que proporcionan las funciones y los controles necesarios para gestionar y automatizar las operaciones que convierten las materias primas en productos terminados. Un sistema ERP diseñado para una empresa de distribución o de servicios no cubrirá las necesidades de una operación de fabricación.

Para crear la columna vertebral de una solución integral para gestionar sus funciones principales, los fabricantes deben incorporar los siguientes ocho conjuntos de características en sus implementaciones de ERP para fabricación.

Las finanzas y la contabilidad son los aspectos más fundamentales de los sistemas ERP. Las funciones financieras del sistema ERP gestionan las pérdidas y ganancias, el flujo de caja, la elaboración de presupuestos, el libro mayor, las cuentas por pagar y las cuentas por cobrar.

La gestión de relaciones con el cliente (CRM) realiza un seguimiento de los clientes, los clientes potenciales, los esfuerzos de marketing, los pedidos de ventas y el historial de ventas.

La gestión del capital humano captura y organiza la información de los empleados necesaria para las nóminas, la gestión del rendimiento y la capacitación.

Los módulos de planificación de requisitos de materiales y gestión de la cadena de suministro es donde residen las funciones de planificación de la producción, adquisiciones y control de inventario.

El sistema de ejecución de fabricación es responsable de monitorizar las tasas y los procesos de producción.

El software de gestión de calidad proporciona el sistema de procedimientos, registros y controles necesarios para garantizar la calidad y la trazabilidad.

El sistema de gestión de almacenes supervisa tanto el flujo de materia prima hacia el almacén como el flujo de productos terminados hacia los clientes.

Cómo Extraer Valor de un Sistema ERP para Fabricación

El objetivo común de todos los sistemas ERP es permitir la excelencia operativa, la rentabilidad y el crecimiento. Los siguientes cinco ejemplos ilustran cómo el software ERP impulsa las mejores prácticas y la eficiencia en una operación de fabricación.

Control de inventario mejorado

El inventario genera un movimiento de dinero que fluye constantemente: dinero que sale para compras, dinero que se inmoviliza en el inventario disponible y dinero que se libera cuando se envían los productos terminados al cliente. El control manual del inventario puede abrumar incluso a un proceso bien diseñado, por lo que el control automatizado del inventario se considera uno de los beneficios clave de un sistema ERP. En particular, el control del inventario mejora enormemente con la automatización de extremo a extremo que tiene conocimiento del flujo de entrada, la conversión, el consumo, el desperdicio y el envío en tiempo real.

La capacidad del software ERP de fabricación para controlar los costes de inventario se deriva de capacidades tangibles que automatizan y procesalizan las prácticas de compra e inventario. Algunas capacidades clave de compra e inventario incluyen la capacidad de pronosticar las necesidades de materia prima en función de las listas de materiales (BOM) y los pedidos de venta, reposición y reordenación de materias primas automáticamente a medida que se consumen, pronosticar la demanda de productos terminados en función de la demanda histórica y los pedidos de venta, contabilizar los productos terminados tan pronto como se producen, relevar los productos terminados tan pronto como se envían e identificar los artículos de lento movimiento y los excedentes de inventario antes de que se conviertan en pasivos financieros.

Costes estándar precisos

La mayoría de los fabricantes operan en sus negocios con un modelo de costes estándar que se utiliza para fijar el precio de sus productos y planificar su rentabilidad. Esto hace que los costes estándar precisos sean un requisito fundamental para la rentabilidad de la fabricación. El desafío es que los costes estándar se basan en una variedad de factores, desde los materiales hasta las tasas de producción y el consumo de mano de obra. Además, estos factores cambian con el tiempo.

Por lo tanto, conocer los costes de producción reales y compararlos con los costes estándar es esencial para gestionar la rentabilidad. El sistema de ejecución de fabricación (MES) se puede utilizar para medir los costes de producción en tiempo real mediante la captura de datos de sensores y máquinas inteligentes sobre tasas de producción, tasas de desperdicio, consumo de materiales, maquinaria y mano de obra, y otros factores. Estos costes reales se documentan trabajo por trabajo y luego se pueden comparar con los costes estándar. Esto permite realizar ajustes en función de eventos reales, como actualizar el coste estándar para los márgenes de ganancia reales y/o revelar problemas que se han introducido en el proceso de producción y deben corregirse.

Programación optimizada

La disponibilidad y capacidad de las máquinas y la mano de obra determinan en última instancia la capacidad de una planta para generar ingresos. La capacidad de las máquinas subutilizada debido a ineficiencias en la programación y tiempos de inactividad no planificados reduce la capacidad efectiva de una planta y su capacidad para generar rentabilidad.

Sin embargo, la programación es un ejercicio complejo, basado en restricciones que dependen de múltiples factores (como la demanda, la disponibilidad de materias primas, la disponibilidad de herramientas y equipos, el tiempo de entrega requerido y los índices de producción), que se convierten en parte de un cálculo complejo. A menudo, incluso la programación manual en el mejor de los casos supera las capacidades del equipo de gestión de la producción, y las empresas tienen que conformarse con una programación lo suficientemente buena basada en una estimación aproximada de la producción optimizada.

Por el contrario, la programación automatizada respaldada por la monitorización de la producción en tiempo real permite que el sistema ERP considere todas las restricciones en todo momento y optimice rápidamente los cronogramas al tener en cuenta todos los factores. En este entorno automatizado, los cronogramas se pueden desarrollar o actualizar en minutos en función de información precisa y actualizada sobre cuándo están disponibles las máquinas, la materia prima y la mano de obra.

Control de calidad mejorado

La creación de una pieza defectuosa y la posterior producción de una nueva para reemplazarla duplican efectivamente los costes de producción. Para un productor de 20 millones de euros con una tasa de defectos del 2%, esto puede representar 600.000 euros por año en costes de mala calidad. El uso de la automatización para detectar defectos en una etapa temprana del proceso no solo mejora la rentabilidad, sino que también reduce los problemas de responsabilidad por productos defectuosos y garantiza la satisfacción del cliente en etapas posteriores.

La gestión de la calidad, como todas las disciplinas esenciales de la operación de fabricación, requiere un amplio acceso a la información y una visión holística del negocio para ser integral y preventiva. Por ejemplo: ¿Las materias primas cumplen con los requisitos? ¿Las herramientas y el equipo cumplen con los requisitos? ¿El ritmo de producción es lento o rápido? ¿Se realizaron las inspecciones según lo requerido? ¿Un operador debidamente capacitado realizó la inspección? Estos son solo algunos ejemplos de una lista muy larga.

La funcionalidad del QMS dentro del sistema ERP permite programas de calidad repetibles mediante la incorporación de procedimientos de inspección en la operación diaria de la empresa. Con un módulo QMS implementado, los flujos de trabajo garantizan que la inspección se realice antes de que se produzcan los pasos del proceso posteriores. Se monitorizan las tendencias del proceso y se activan las alertas antes de que se conviertan en problemas. Los resultados de la inspección se registran para el análisis de la causa raíz y la documentación del cliente, y los programas de acciones correctivas se documentan y se aplican. Además, el análisis del control estadístico de procesos (CEP) permite a los fabricantes aumentar las tasas de producción sin introducir problemas de calidad.

Servicio al cliente superior

La capacidad de brindar un servicio al cliente excepcional es un beneficio que a menudo se pasa por alto en los sistemas ERP. Un servicio al cliente oportuno y preciso impulsa la capacidad de cobrar el precio completo y lograr negocios recurrentes. Poder ofrecer tiempos de entrega precisos, informar a los clientes sobre el trabajo en progreso, cumplir con las fechas de entrega y entregar productos de calidad garantiza ventas repetidas. Además, la información disponible, la flexibilidad de programación, el etiquetado preciso y el empaquetado o envasado de calidad contribuyen a brindar un servicio al cliente de primer nivel y hacen que sea fácil hacer negocios con un fabricante.

El CRM es un módulo central en este caso, ya que proporciona una visión de 360 ​​grados del cliente: lo que ha comprado en el pasado, lo que tiene en pedido, los pedidos futuros, el historial de pagos y las condiciones financieras. Esta funcionalidad complementa las ventajas del software de fabricación ERP para el control de inventario, el cálculo de costes y la programación para permitir un servicio al cliente completo y eficiente. Por ejemplo, los datos de producción en tiempo real permiten a los agentes comerciales proporcionar respuestas a pedidos o a preguntas sobre plazos de entrega, trabajo en curso y fechas de entrega. De manera similar, el sistema financiero proporciona a los agentes la información que necesitan para responder de inmediato a las consultas sobre cuentas por pagar, cuentas por cobrar y facturas.

Al mismo tiempo, el intercambio electrónico de datos (EDI) brinda comodidad al permitir a los fabricantes realizar negocios digitalmente, especialmente con clientes más grandes y sofisticados.

Cómo un Sistema ERP Beneficia a los Fabricantes

Estos son solo cinco ejemplos de cómo un sistema ERP ayuda a los fabricantes a gestionar la rentabilidad y el crecimiento. Hay muchos más, como la elaboración de presupuestos y estimaciones, la gestión de almacenes y la logística.

Al implementar un sistema ERP diseñado para los requisitos específicos de los fabricantes, las empresas obtienen herramientas esenciales para maximizar su eficiencia durante los tiempos de auge, así como la visibilidad y el control necesarios para mantener la precisión operativa en períodos más exigentes.

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