En un nuevo mundo empresarial centrado en los datos y conectado digitalmente, la planificación de recursos empresariales o ERP promete mucho. Los líderes y planificadores empresariales pueden utilizar la automatización ERP para varias eficiencias importantes y mejoras en los procesos empresariales.

Pero no todas las arquitecturas de sistemas ERP son iguales. Las mejores soluciones de automatización de ERP implican estudiar algunas tareas y cargas de trabajo, y hacerlas accesibles a las políticas de gobierno de datos o data governance, lo que eliminará una gran cantidad de trabajo manual y esfuerzo de la ecuación.

Aquí hay cinco tipos de automatización frecuentes que pueden ahorrarle mucho trabajo a una empresa después de su implementación.

#1 – El sistema ERP: cargas de trabajo

Muchos tipos de cargas de trabajo se pueden automatizar mediante soluciones ERP.

Una de las mejores maneras de comenzar es visualizando el flujo de trabajo y los procesos de aprobación. Esto puede implicar el uso de un diagrama de flujo u otras herramientas. Los auditores pueden ver cómo se mueven los procesos comerciales a través de varios pasos y procedimientos que se combinan de manera efectiva. Más tarde, con atención a los resultados comunes y las contingencias de la carga de trabajo, la empresa puede implementar la automatización del sistema ERP y disfrutar de los beneficios de la automatización.

En este tipo de proceso, la auditoría regular también ayuda. Una mayor evaluación de las cargas de trabajo mostrará dónde esta automatización puede marcar la mayor diferencia y cómo integrarla en los procedimientos existentes.

También es importante recordar que en la mayoría de los procesos comerciales y soluciones de automatización, no todas las cargas de trabajo se crean de la misma manera. Parte del trabajo de evaluación es determinar qué cargas de trabajo son más sensibles y cuáles son más susceptibles de automatización.

Al igual que con la disciplina de seguridad de datos, las cargas de trabajo se pueden evaluar individualmente como candidatas para la automatización del sistema ERP de acuerdo con variables como su posición en la arquitectura o cómo funcionan con sistemas en la nube o locales para soluciones de automatización.

La conclusión es que los sistemas ERP se pueden vincular a herramientas que ayudan con una automatización más precisa de las tareas individuales.

Parte de este tipo de trabajo está relacionado con los beneficios de la automatización de transacciones y con la estructura de almacenamiento eventual para datos de carga de trabajo. Está la gestión de datos en tránsito, y luego está la tarea de gestionar datos en almacenamiento o archivos.

#2 – Funcionalidades ERP: Pronóstico y Planificación Financiera

Otro lugar donde la automatización del sistema ERP puede ayudar mucho es con el presupuesto y la previsión financiera.

La capacidad de predecir costes no es algo que resulte fácil para la mayoría de las empresas, y existe incertidumbre en el desarrollo de planes presupuestarios predictivos.

Con eso en mente, almacenar las aprobaciones en el software de planificación presupuestaria puede ser de gran ayuda. La automatización del sistema ERP puede incluir la colocación automática de estimaciones en libros de presupuesto. Los planificadores pueden utilizar los siguientes tipos de estimación:

• Estimaciones porcentuales
• Promedios estadísticos
• Importes fijos

Tener una tarea de aprobación vinculada a una cantidad específica de dinero ayuda con el pronóstico predictivo. Muchas empresas con estas funcionalidades de ERP también incluyen un componente de administración de identidad y acceso: personalizan los permisos de las cuentas de las personas de acuerdo con lo que necesitan hacer en el sistema. Eso garantiza que las partes interesadas adecuadas tengan acceso a los datos financieros que necesitan para ayudar con la previsión y el presupuesto en el futuro, y que aprovechen los beneficios de la automatización.

#3 – Seguimiento de gastos

Este es otro proceso que requiere mucha mano de obra para una gran cantidad de empresas.

Alguien debe ser responsable de rastrear todos los gastos de los empleados y el personal, y aprobar o denegar los informes de gastos con elementos como comidas, viajes y otros tipos de gastos más irregulares.

Este proceso a menudo se satiriza en la televisión, en parte porque tiene que ver con la naturaleza humana: personas que intentan pasar a la empresa cualquier tipo de gasto y el departamento de recursos humanos que revisa tratando de limitar la aprobación de gastos. 

Pero aquí hay otra área donde la automatización de ERP puede brillar. Uno de los beneficios de la automatización es que, en lugar de tener una revisión manual completamente iterativa de los gastos, establece reglas para el gobierno de datos eliminando cierta presión del personal de revisión humana.

Las herramientas para las funcionalidades de ERP pueden rechazar automáticamente cualquier cosa por encima de cierto umbral y transferir los datos de gastos a un módulo de contabilidad visual. De esta manera, los evaluadores pueden verlo y comprenderlo más fácilmente. Ese principio de «digestibilidad» es una parte clave de las opciones de los sistemas ERP modernos que aportan transparencia a los negocios. Cuando puedes ver las cosas mejor, puedes usarlas mejor. Los diseñadores de software piensan en eso a medida que desarrollan sus productos.

Luego está el componente de acceso del seguimiento financiero, donde los revisores pueden aprobar o rechazar gastos a través de un dispositivo móvil. Esta «revisión en cualquier lugar», basada en el principio del diseño receptivo, es una gran ventaja para muchos departamentos de recursos humanos.

Esto ayuda con un tipo particular de problema relacionado con el seguimiento y la aprobación de gastos: que es el marco de tiempo en el que se realiza este proceso. La automatización de ERP hace que esta revisión y aprobación suceda en tiempo real, con datos en tiempo real.

Tener todos los datos en tiempo real garantiza una resolución fácil y efectiva para los procesos de seguimiento de gastos.

#4 – Automatización de pagos

Otra forma en que la automatización de ERP y las funcionalidades de ERP ayudan a las empresas: en sus cuentas por pagar.

Además de los gastos de los empleados, existen todos esos otros pagos, como los pagos de proveedores, que deben realizarse de manera eficiente y rápida.

Uno de los aspectos principales de este tipo de solución de automatización es el procesamiento del contratistas. Las empresas que distribuyen documentos fiscales pueden estar tratando con un amplio espectro de vendedores, distribuidores, proveedores y otras partes externas, incluidos los consultores. Cualquier persona que venda bienes o servicios en un contexto que no sea un empleado puede necesitar que se generen documentos. La mayoría de los administrativos no están familiarizados con el arduo proceso de tratar de hacer todo antes del momento de los impuestos. Esto puede ser un cuello de botella importante y, a menudo, se presentan algunos desafíos logísticos dolorosos.

Una vez más, la visualización y la creación de imágenes de los pagos los hace fáciles de resolver y de categorizar.

Otra forma de verlo es que hacer los pagos rápidamente mantiene la bandeja de entrada y la bandeja de salida despejadas. El negocio puede funcionar sin problemas y no sufrir atascos en los pagos.

#5 – Visualización de datos e informes

Desde la nómina hasta el desarrollo de productos, las cuentas por pagar y la facturación, la automatización de ERP hace gran parte del trabajo pesado que ayuda a las empresas a optimizar los procesos y volverse más ágiles. Los expertos a menudo hablan de los datos como inteligencia comercial, y tener esa inteligencia comercial en forma visual hace muchas cosas positivas para una empresa o departamento.

Por ejemplo, tener una vista de nivel superior o de «vista de pájaro» de los datos de financieros ayuda a los directores a trazar un mejor camino a seguir para el negocio. La combinación de pronósticos, estimaciones y CAPEX y OPEX hace que todo sea más claro, para una administración más proactiva y la búsqueda de eficiencia.

Conclusión

La automatización de procesos como los que hemos visto con un ERP, puede tener grandes beneficios para las empresas. Este tipo de innovación puede además ayudarle a migrar a un sistema sin papel y/o gestionar los problemas de fraude o filtración de datos. También puede ayudar con el cumplimiento de obligaciones fiscales.

Todas estas soluciones de automatización pueden ser una verdadera ayuda para su negocio.

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