En los últimos años, la facturación electrónica ha evolucionado rápidamente en España, impulsada por nuevas normativas que buscan mayor transparencia, control tributario y digitalización de los procesos empresariales. Dentro de este marco, dos sistemas conviven —y a menudo se confunden—: el Suministro Inmediato de Información (SII) y el nuevo sistema Veri*factu, cuya entrada en vigor marcará un antes y un después en la relación entre empresas y Hacienda.
Para muchas pymes, entender cuándo aplicar uno u otro, cómo se relacionan entre sí y qué obligaciones fiscales conllevan, se ha convertido en una necesidad urgente. Esta guía está pensada para aclarar esas dudas y ayudarte a adaptarte con confianza a los nuevos requisitos de la facturación electrónica obligatoria.
¿Qué es Veri*factu?
Veri*factu es el nombre que recibe el nuevo sistema de emisión de facturas verificables impulsado por la Agencia Tributaria a raíz de la Ley 11/2021 de lucha contra el fraude fiscal. No se trata de un software concreto, sino de un conjunto de requisitos normativos y técnicos que deben cumplir los programas de facturación utilizados por empresas y autónomos.
Su objetivo principal es garantizar que cada factura emitida sea íntegra, trazable y no manipulable, evitando prácticas como el borrado de ventas o la doble contabilidad. Para ello, los sistemas deben generar por cada factura un registro de facturación con elementos de seguridad, como un código hash encadenado, que impide la alteración sin dejar rastro.
Una de las novedades más visibles será la aparición de códigos QR en las facturas, acompañados del mensaje “Factura verificable” si se trata de un sistema Veri*factu certificado. Estos QR permitirán a cualquier receptor de la factura comprobar su validez fiscal directamente en la sede electrónica de la AEAT.
Veri*factu ofrece dos modalidades de cumplimiento:
- En la modalidad Veri*factu, el sistema de facturación envía automáticamente los datos de cada factura a Hacienda casi en tiempo real.
- En la modalidad no-Veri*factu, los datos se guardan localmente en el sistema, pero pueden ser enviados si Hacienda los solicita. Esta opción requiere medidas de seguridad adicionales, como firma electrónica y registros protegidos de actividad.
Es importante destacar que Veri*factu no obliga a emitir facturas electrónicas estructuradas (como XML). Se puede seguir utilizando PDF o incluso papel, siempre que el sistema de facturación cumpla con los requisitos técnicos.
Por último, están obligadas a cumplir con Veri*factu todas las empresas y autónomos que emitan facturas en territorio común español (excepto Navarra y País Vasco), salvo quienes ya están adheridos al SII (como veremos más adelante).
En resumen, Veri*factu es una medida clave dentro del nuevo marco fiscal digital que busca reducir el fraude y aumentar la transparencia, asegurando que todas las facturas sean fácilmente auditables, trazables y, si se desea, verificables en tiempo real.
¿Qué es el SII?
El SII, o Suministro Inmediato de Información, es un sistema que permite a la Agencia Tributaria recibir los datos fiscales de las facturas emitidas y recibidas de forma casi inmediata, sin necesidad de esperar a las declaraciones trimestrales tradicionales.
Este modelo, en vigor desde 2017, obliga a ciertos contribuyentes a enviar electrónicamente —en un plazo muy breve— la información clave de cada factura (emisor, receptor, fecha, importe, tipo de IVA, etc.). No se trata de enviar la factura en PDF, sino de enviar los datos estructurados directamente a través de los sistemas informáticos de la empresa, conectados con la Agencia Tributaria.
Actualmente, el SII afecta principalmente a grandes empresas, grupos de IVA y aquellas inscritas en el REDEME (Régimen de Devolución Mensual). Sin embargo, otras empresas pueden acogerse voluntariamente si desean automatizar sus obligaciones de IVA y beneficiarse, por ejemplo, de no tener que presentar modelos como el 347 o el 390.
Para muchas pymes no es obligatorio, pero sí puede ser una vía interesante si manejan un alto volumen de facturas o quieren mejorar su control fiscal y automatizar procesos contables.
Veri*Factu y SII: Principales Diferencias
Aunque ambos sistemas buscan modernizar y reforzar el control tributario, VeriFactu y el SII (Suministro Inmediato de Información) son normativas diferentes, con ámbitos de aplicación, objetivos y requisitos técnicos distintos. A continuación, desglosamos sus principales diferencias:
Ámbito subjetivo (quiénes están obligados)
El SII obliga a un grupo limitado de contribuyentes: grandes empresas con facturación superior a 6 millones de euros, empresas inscritas en el REDEME (Registro de Devolución Mensual de IVA) y otras entidades que opten por acogerse voluntariamente.
En cambio, VeriFactu abarcará al resto del tejido empresarial, es decir, autónomos, pymes y cualquier contribuyente que emita facturas en territorio común (España peninsular y Baleares, excluyendo los territorios forales).
Ambos sistemas son excluyentes entre sí: si una empresa está obligada a utilizar el SII, no tiene que cumplir con VeriFactu, y viceversa. De hecho, la normativa VeriFactu aclara expresamente que no aplica a quienes ya están sujetos al SII. Por tanto, una empresa que ya remite sus registros a través del SII no tendrá que generar registros VeriFactu ni incluir códigos QR en sus facturas.
Tipo de información reportada
El SII se centra en el IVA, y exige el envío a la AEAT de los libros de facturas emitidas y recibidas. La información es detallada y extensa, incluyendo datos fiscales y contables como NIF del destinatario, importe, descripción de la operación, tipo impositivo, etc.
En cambio, VeriFactu se limita a las facturas emitidas (ventas). No impone obligaciones sobre las facturas recibidas. Además, el nivel de detalle es menor: solo se exige registrar los datos mínimos establecidos en el Reglamento de facturación, junto con ciertos elementos de seguridad como el hash encadenado, el identificador del software o la fecha y hora exacta de emisión.
Es importante señalar que el registro de facturación VeriFactu no es una factura electrónica completa, sino un resumen certificado con huella digital, que puede no contener todas las líneas o detalles del documento original.
En resumen:
- SII = envío completo del libro de IVA con datos amplios y bidireccionales (ventas y compras).
- VeriFactu = registro resumido y sellado de las facturas emitidas.
Obligación de envío frente a registro interno
En el caso del SII, el envío es obligatorio y debe realizarse en los plazos establecidos (generalmente dentro de los 4 días naturales siguientes a la emisión o recepción de la factura, y siempre antes del día 16 del mes siguiente).
En VeriFactu, no siempre existe la obligación de enviar los registros a Hacienda en tiempo real. La normativa permite operar de dos formas:
- Modo VeriFactu: con envío automático e inmediato de los registros.
- Modo no VeriFactu: el software genera y guarda internamente el registro, pero solo se remite a Hacienda si esta lo solicita.
En ambos casos, el sistema debe generar el registro sellado con hash encadenado. La diferencia está en dónde reside esa información: en Hacienda (modo verificado) o localmente (modo no verificado).
Se espera que muchas pymes opten por el envío automático por motivos de comodidad o para beneficiarse de posibles incentivos fiscales.
Periodicidad o inmediatez
Aunque el SII se denomine “suministro inmediato”, no implica transmisión en tiempo real. Existe un plazo de hasta 4 días naturales para remitir cada factura, y como límite el día 16 del mes siguiente.
En VeriFactu, si se opta por el modo automático, la transmisión debe hacerse de forma inmediata, en el mismo momento de la expedición de la factura. No hay margen de días. Si se opera en modo no-VeriFactu, no hay obligación de envío periódico.
- SII = envío obligatorio, casi inmediato (con cierta tolerancia).
- VeriFactu = registro inmediato, con o sin envío según el modo elegido.
Formato y requisitos técnicos
El SII se implementa mediante mensajes XML estándar definidos por la AEAT. No impone cómo debe funcionar el software interno, solo que permita generar y enviar esos ficheros.
VeriFactu, en cambio, regula el funcionamiento interno del software. El sistema de facturación debe:
- Generar registros con formato unificado (según la Orden HAC/1177/2024).
- Incorporar funciones de seguridad (hash encadenado, registro de eventos, trazabilidad).
- Permitir la exportación de registros en cualquier momento.
Además, el software debe estar certificado mediante declaración responsable del fabricante, indicando que cumple con todos los requisitos técnicos. Esta certificación desplaza la responsabilidad en caso de incumplimientos desde el usuario hacia el proveedor del software.
En resumen:
- SII = define solo el formato de datos a enviar.
- VeriFactu = define cómo debe funcionar el software, además de los datos que puede enviar.
Finalidad: fiscalización vs prevención
El SII tiene una finalidad principalmente fiscal: agilizar el control del IVA, facilitar devoluciones, cruzar datos entre empresas y detectar incoherencias en las declaraciones.
VeriFactu, en cambio, se orienta a la prevención del fraude desde el momento de la emisión. Al asegurar que cada factura queda registrada con un hash encadenado, se evita su manipulación posterior, dificultando la existencia de una doble contabilidad o el uso de sistemas paralelos no declarados.
En resumen:
- SII = control posterior del cumplimiento del IVA.
- VeriFactu = control preventivo desde la generación de la factura.
Código QR en la factura
Una de las diferencias más visibles es el código QR. VeriFactu exige incluirlo en todas las facturas generadas con software sujeto al reglamento, tanto si se remiten a Hacienda como si no. Este QR permite verificar la factura con herramientas como la app de la AEAT.
Si el emisor está en modo VeriFactu, el QR se coteja con los registros ya enviados. Si no lo está, el escaneo puede generar automáticamente un envío a Hacienda, lo cual aumenta la trazabilidad.
En cambio, el SII no contempla el uso de códigos QR en las facturas. Sus controles se basan en la información enviada posteriormente.
Calendario de implantación
El SII está plenamente vigente desde julio de 2017 para sus obligados.
VeriFactu entrará en vigor de forma escalonada a partir de 2025, y será obligatorio a partir de 1 de julio de 2025 para nuevas facturas. El año 2026 será clave para su consolidación.
Ventajas para el contribuyente
El SII permite prescindir de modelos como el 347 o el 390, y solicitar devoluciones de IVA mensuales. También da acceso a libros cruzados y borradores del modelo 303 (Pre303).
En cuanto a VeriFactu, aunque se trata más de una obligación técnica, podría ofrecer ventajas indirectas:
- Menor número de requerimientos fiscales.
- Mejor percepción de transparencia.
- Futuras predeclaraciones de IVA basadas en los registros enviados.
¿Cuándo Corresponde Utilizar Veri*factu o el SII?
Dado que VeriFactu y el SII son sistemas mutuamente excluyentes, saber cuál debe aplicarse es relativamente sencillo y depende de las características de cada empresa.
Empresas obligadas al SII
Todas aquellas que ya estén obligadas a presentar el IVA mediante el Suministro Inmediato de Información (SII) —como grandes empresas con facturación superior a 6 millones de euros anuales, entidades en régimen de grupo de IVA, o acogidas al REDEME (registro de devolución mensual del IVA)— deberán seguir utilizando el SII. Para estas empresas, VeriFactu no será de aplicación, tal como se indica expresamente en el artículo 3.3 del Reglamento VeriFactu.
Incluso aquellas pymes que, sin estar obligadas, optan voluntariamente por acogerse al SII (mediante el modelo 036), también quedarán exentas de VeriFactu mientras mantengan su adhesión. Eso sí, una vez dentro, deberán permanecer acogidas al menos durante todo el año natural en curso.
Empresas no obligadas al SII
Son la mayoría de pymes, autónomos y pequeños contribuyentes, que no superan los 6 millones de euros de facturación anual ni están incluidos en los supuestos del SII. Para todos ellos, sí será obligatorio adaptarse a VeriFactu, siguiendo el calendario establecido.
¿Puede una Pyme Elegir Entre SII y Veri*Factu?
Sí, una pyme puede optar por adherirse voluntariamente al SII. Si lo hace, queda automáticamente excluida del cumplimiento de VeriFactu, al menos mientras permanezca en el sistema. No obstante, debe valorar que el SII implica enviar también las facturas recibidas, cumplir con plazos estrictos y gestionar más carga administrativa. En la práctica, VeriFactu puede resultar más sencillo para la mayoría de pymes, al centrarse solo en facturas emitidas.
Casos especiales por ubicación
- Empresas de Navarra y País Vasco: No están sujetas ni a VeriFactu ni al SII estatal, ya que deben cumplir con los sistemas forales (como TicketBAI).
- Empresas en Canarias, Ceuta y Melilla: Aunque no tributan por IVA peninsular (sino por IGIC o IPSI), sí pueden estar obligadas a VeriFactu si emiten facturas en territorio nacional y están sujetas al IRPF o IS.
Fechas clave de implantación
Aunque inicialmente se preveía su entrada en vigor para julio de 2025, la implantación de VeriFactu se ha retrasado y escalonado en función del tipo de contribuyente:
- 29 de julio de 2025: Fecha límite para que los fabricantes de software tengan listas sus soluciones adaptadas a VeriFactu. A partir de ese día, cualquier ERP o sistema de facturación comercializado deberá incluir las funcionalidades exigidas (registro con hash, QR, exportación segura…).
- 1 de enero de 2026: Obligatorio para personas jurídicas sujetas al Impuesto sobre Sociedades (S.L., S.A., cooperativas, asociaciones, etc.).
- 1 de julio de 2026: Obligatorio para personas físicas (autónomos) y demás entidades no sujetas a IS, como comunidades de bienes o sociedades civiles.
📝 Importante: Estos plazos no afectan a quienes estén acogidos al SII, ya que seguirán utilizando el SII con normalidad más allá de 2026, salvo modificación normativa futura.
¿Cómo Prepararse y Adaptar los ERP a Estos Cambios?
Tanto si su empresa debe adoptar Veri*Factu próximamente como si permanece en el SII, es crucial anticiparse y revisar tanto los sistemas de facturación como los procesos internos. Esta sección está especialmente dirigida a pymes que tendrán que adaptarse a Veri*Factu, ya que las empresas que utilizan el SII realizaron su integración en el pasado.
1. Actualice su software de facturación o ERP:
Consulte con su proveedor si su solución actual estará adaptada a Veri*Factu antes de julio de 2025, fecha límite para que los fabricantes de software dispongan de versiones compatibles. Asegúrese de que el sistema incluirá:
- Generación de código QR en las facturas.
- Implementación del hash encadenado entre registros.
- Posibilidad de envío automático a la AEAT vía API.
- Inclusión de la “declaración responsable”, firmada por el fabricante, que acredita el cumplimiento normativo.
2. Forme al personal en los nuevos procedimientos:
El cambio requerirá formación práctica. Será necesario familiarizarse con elementos como la impresión del QR y la leyenda “Factura verificable – VeriFactu”. Realice pruebas piloto, supervise la conexión con Hacienda (si se activa el envío automático) y establezca copias de seguridad de los registros.
3. Adapte procesos de numeración y control de errores:
VeriFactu exige que las facturas mantengan una numeración correlativa inalterable. Las rectificaciones deberán realizarse mediante facturas rectificativas, nunca editando las originales. Defina nuevas políticas internas y revise manuales de uso para asegurar trazabilidad.
4. Establezca un calendario de implementación:
Planifique su transición durante el segundo semestre de 2025. Lo ideal es realizar pruebas reales en el último trimestre, incluso si aún no es obligatorio. La AEAT permitirá el envío anticipado de registros para facilitar esta fase de preparación.
5. Evalúe la infraestructura tecnológica:
El envío en tiempo real de registros a Hacienda implica cierta carga. Verifique si sus servidores o PCs, especialmente en empresas con muchos puntos de facturación, están preparados para soportar este tráfico. Implemente mecanismos de reintento y monitorización de errores.
6. Valore herramientas gratuitas de la AEAT:
Para autónomos o microempresas con pocas facturas, la Agencia Tributaria ofrecerá una herramienta gratuita en su Sede Electrónica que generará facturas con QR y enviará el registro correspondiente. Aunque limitado, puede ser útil como respaldo ante posibles incidencias.
7. Comuníquelo a clientes y proveedores:
Informe que sus facturas incluirán QR y leyendas nuevas. Si sus proveedores ya emiten facturas Veri*Factu, considere si desea aprovechar esa trazabilidad, por ejemplo, leyendo los QR automáticamente para contabilizar.
8. Tenga en cuenta la facturación electrónica obligatoria (Ley Crea y Crece):
Aunque distinta a Veri*Factu, la factura electrónica B2B también será obligatoria próximamente. Su ERP debe estar preparado para ambas exigencias: generación del registro fiscal y envío a plataformas de facturación electrónica (Facturae, UBL…).
9. Esté atento a posibles incentivos fiscales:
Al igual que ocurrió con TicketBAI, podrían surgir deducciones o bonificaciones para quienes adopten VeriFactu de forma anticipada. Consulte con su asesor fiscal y evalúe posibles ventajas económicas.
¿Cómo Puede Ayudarte Epsilon ERP en Este Proceso?
En Epsilon ERP estamos adaptando nuestras soluciones para cumplir con los requisitos técnicos de Veri*Factu y facilitar a las pymes el cumplimiento normativo sin complicaciones. Nuestro objetivo es que la transición sea lo más sencilla posible, integrando de forma nativa las funciones necesarias: generación de códigos QR, registro de facturación, envío automático a la AEAT y compatibilidad con la futura factura electrónica. Además, ofrecemos soporte y asesoramiento personalizado para que tu empresa se anticipe y llegue preparada a 2026.
